Cadastros e tabelas

Como fazer cadastros e tabelas

Pré-requisitos para transações

Antes de realizar transações, é necessário fazer os cadastros e as tabelas do sistema.

Alteração ou exclusão de registros

Para alterar ou excluir um registro, primeiro localize-o na tabela. Você pode fazer isso digitando o nome do registro ou clicando no registro desejado.

Observações:

A pesquisa no sistema é inteligente. O sistema irá exibir os resultados conforme você digita.

Exemplo:

Para localizar o produto “Camisa Polo Lorean Pr”, você pode digitar “lore”, “lorean” ou “polo lorean”. O sistema irá exibir o produto na lista de resultados.

1. Tabelas 

No sistema temos as seguintes tabelas:

• Markup
• Grades
• Cores
• Grupos
• Marcas

Markup

O markup é um índice percentual que é aplicado ao preço de custo de um produto para calcular o preço de venda. 

Como preencher a tabela de markup

Para preencher a tabela de markup, siga estas etapas:

1. Acesse o menu “Tabelas” e selecione a opção “Markup”.
2. Na tela de markup, clique no botão “Novo”.
3. Na tela de inclusão de markup, preencha o campo: Percentual: Digite o índice do markup.
4. Clique em “Incluir”.

Observações:

O índice do markup deve ser um número positivo.

Exemplo:

Para criar um markup de 120%, você seguiria estas etapas:

1. Acesse o menu “Tabelas” e selecione a opção “Markup”.
2. Na tela de markup, clique no botão “Novo”.
3. Na tela de inclusão de markup, preencha o campo: Percentual: Digite “120”.
4. Clique em “Incluir”.

Grades

Para incluir uma nova grade, siga estas etapas:

1. Acesse a tabela de grades.
2. Na tela de grades, clique em “Novo”.
3. Na tela de inclusão, digite um código para a grade. O código deve ser único e pode ser de 1 a 9 ou de A a Z.
4. Selecione o tipo de grade.
   • Numérica: Grades que vão de 1 a 20.
   • Par: Grades apenas de números pares.
   • Alfanumérica: Grades de tamanho do tipo “P-M-G”.
5. Informe a descrição da grade.
6. Se a grade for numérica ou par, digite o número inicial e final da grade.
7. Se a grade for alfanumérica, digite os tamanhos da grade.
8. Clique em “Incluir” para cadastrar a nova grade.

Ao incluir um produto com essa grade, basta selecioná-la no cadastro do produto. O sistema criará todos os tamanhos dessa grade automaticamente.

Cores

Para incluir uma nova cor, siga estas etapas:

1. Acesse a tabela de cores.
2. Na tela de cores, clique em “Novo”.
3. Na tela de inclusão, digite o nome da cor.
4. Se você não deseja trabalhar com cores, digite “SC”. O sistema exige pelo menos um lançamento na tabela de cores.
5. Clique em “Incluir” para cadastrar a nova cor.

Observação: Se você não utilizar cores para identificar um produto, inclua uma “cor” “SC”.

Grupos

Para cadastrar um novo grupo de produtos, siga estas etapas:

1. Acesse a tabela de grupos de produtos.
2. Na tela de grupos de produtos, clique em “Novo”.
3. Na tela de inclusão, digite o nome do grupo.
4. Clique em “Incluir” para cadastrar o novo grupo.

Observação: O nome do grupo deve ser único.

Marcas

Para cadastrar uma nova marca, siga estas etapas:

1. Acesse a tabela de marcas.
2. Na tela de marcas, clique em “Novo”.
3. Na tela de inclusão, digite o nome da marca.
4. Clique em “Incluir” para cadastrar a nova marca.

Observação: O nome da marca deve ser único.

2. Cadastros

Cadastros são estruturas de dados que armazenam informações. No entanto, cadastros são conjuntos de tabelas que fornecem informações sobre um determinado assunto.

Para que o sistema funcione corretamente, é necessário fazer cadastros de clientes, produtos, vendedores, fornecedores e usuários.

Para fazer esses cadastros, é necessário acessar o módulo de cadastros do sistema. Cada cadastro terá um conjunto de campos específicos que devem ser preenchidos.

Ao fazer os cadastros de clientes, produtos, vendedores, fornecedores e usuários, você estará fornecendo ao sistema as informações necessárias para funcionar corretamente.

Clientes

Cliente Consumidor Final

O cadastro de cliente já vem com um cliente cadastrado, “Consumidor Final”. Esse cliente é usado caso você não informe o cliente na venda.

Vendas a prazo

Para o caso de vendas a prazo (cartão de crédito, crediário), você deve sempre informar o cliente. Isso é necessário para que o sistema possa processar o pagamento corretamente.

Cash back

Você deve sempre informar o cliente na venda para que o cliente possa receber “cash back” ou pagar uma compra com seu saldo de cash back.

Como cadastrar um cliente

Para incluir um cliente, acesse CRM/Cadastro de clientes.

Observações:

• O cliente Consumidor Final é usado para vendas à vista.
• Para vendas a prazo, é necessário informar o cliente para que o sistema possa processar o pagamento corretamente.
• O cliente deve ser informado para que o cliente possa receber “cash back” ou pagar uma compra com seu saldo de cash back.

Para cadastrar um cliente, siga estas etapas:

1. Acesse o menu “Cadastro” e selecione a opção “Clientes”.
2. Na tela de cadastro de clientes, clique no botão “Novo”.
3. Na tela de inclusão de cliente, preencha os campos necessários:
   • Nome: O nome do cliente é obrigatório.
   • CPF: O CPF do cliente é opcional.
   • Endereço: O endereço do cliente é opcional.
   • Telefone: O telefone do cliente é opcional.
   • E-mail: O e-mail do cliente é opcional.
   • Aniversário: é o dia e o mês do aniversário do cliente
   • Cash back: O cash back é opcional.
4. Clique em “Incluir”.

Observações:

• O cash back é um percentual que o cliente recebe de volta em compras.
• Apenas o campo nome do cliente é obrigatório. As outras informações pode ser acrescentadas depois. Para isso acesse “CRM/Cadastro de cliente”, localize o cliente, atualize os campos desejados e clique em “Alterar”.

Exemplo:

Para cadastrar um cliente chamado “João da Silva”, você seguiria estas etapas:

1. Acesse o menu “Cadastro” e selecione a opção “Clientes”.
2. Na tela de cadastro de clientes, clique no botão “Novo”.
3. Na tela de inclusão de cliente, preencha os campos necessários:
   • Nome: João da Silva
   • CPF: 123.456.789-00
   • Endereço: Rua das Flores, 123
   • Telefone: (11) 9999-9999
   • E-mail: joao.silva@email.com
   • Cash back: clique nessa opção para o cliente receber cash back
4. Clique em “Incluir”.

Vendedores

Para cadastrar vendedores, acesse o menu “Cadastro” e selecione a opção “Vendedores”. Em seguida, clique no botão “Novo” para incluir um novo vendedor.

Apenas o campo “Nome” é obrigatório para o cadastro do vendedor.

Os outros campos são opcionais e podem ser preenchidos mais tarde.

Após preencher os campos obrigatórios, clique no botão “Incluir” para cadastrar o vendedor.

Ao cadastrar um vendedor, você deve preencher os seguintes dados:

• Nome: O nome do vendedor é obrigatório.
• Endereço: O endereço do vendedor é opcional.
• Telefone: O telefone do vendedor é opcional.
• E-mail: O e-mail do vendedor é opcional.
• Percentual de comissão: O percentual de comissão é opcional. Se você informar um percentual de comissão, o sistema irá gerar o valor de comissão a cada venda realizada pelo vendedor.
• Meta de venda mensal: A meta de venda mensal é opcional. Se você informar uma meta de venda mensal, o sistema irá acompanhar a performance do vendedor no mês.

Para visualizar a performance do vendedor, você pode acessar o cadastro de vendedores, localizar o vendedor pelo nome e clicar em alterar. Na tela de alteração, você poderá ver o valor da meta e quanto o vendedor já vendeu no mês.

Fornecedores

Para incluir um novo fornecedor, siga estas etapas:

1. Acesse o menu “Cadastro” e selecione a opção “Fornecedores”.
2. Clique no botão “Novo” para incluir um novo fornecedor.
3. Na janela de inclusão, informe os dados do fornecedor.

Os dados obrigatórios para o cadastro de um fornecedor são:

• Nome: O nome do fornecedor é obrigatório.
• CNPJ: O CNPJ do fornecedor é obrigatório.
• Endereço: O endereço do fornecedor é obrigatório.
• Telefone: O telefone do fornecedor é obrigatório.
• E-mail: O e-mail do fornecedor é opcional.

Os outros campos são opcionais e podem ser preenchidos mais tarde.

Após preencher os dados obrigatórios, clique no botão “Incluir” para cadastrar o fornecedor.

Bancos

Para incluir um banco, siga estas etapas:

1. Acesse o menu “Cadastro” e selecione a opção “Bancos”.
2. Clique no botão “Novo” para incluir um novo banco.
3. Na janela de inclusão, informe os dados do banco.

Os dados obrigatórios para o cadastro de um banco são:

• Nome do banco: O nome do banco é obrigatório.
• Agência: A agência do banco é obrigatória.
• Número da conta: O número da conta do banco é obrigatório.
• Tipo da conta: O tipo da conta do banco é obrigatório.

Os outros campos são opcionais e podem ser preenchidos mais tarde.

Após preencher os dados obrigatórios, clique no botão “Incluir” para cadastrar o banco.

Atenção: O cadastro de um banco (conta corrente) é necessário para que o sistema possa processar pagamentos com Pix e Cartões.

Cartões de crédito e débito

Para incluir um cartão de crédito ou débito, siga estas etapas:

1. Acesse o menu “Cadastro” e selecione a opção “Cartões”.
2. Clique no botão “Novo” para incluir um novo cartão.
3. Na janela de inclusão, informe os dados do cartão.

Os dados obrigatórios para o cadastro de um cartão são:

• Nome do cartão: O nome do cartão é obrigatório.
• Taxa cobrada: A taxa cobrada pelo cartão é obrigatória.
• Tipo de cartão: O tipo de cartão é obrigatório.

Após preencher os dados obrigatórios, clique no botão “Incluir” para cadastrar o cartão.

Atenção: O cadastro de um cartão de crédito ou débito é necessário para que o sistema possa processar pagamentos com esses tipos de cartão.

Cadastro de Produtos

Tela de cadastro de produtos

Na tela de cadastro de produtos, você pode realizar as seguintes ações:

• Cadastrar um novo produto: Para cadastrar um novo produto, preencha todos os campos obrigatórios e clique em “Incluir”.
• Alterar um produto existente: Para alterar um produto existente, clique no produto que deseja alterar e faça as alterações necessárias. Em seguida, clique em “Alterar”.
• Excluir um produto: Para excluir um produto, clique no produto que deseja excluir e clique em “Excluir”.
• Clonar um produto: Para clonar um produto, clique no produto que deseja clonar e clique em “Clonar”.
• Imprimir etiquetas de código de barras: Para imprimir etiquetas de código de barras, clique no produto que deseja imprimir as etiquetas e clique em “Imprimir etiquetas”.

Na tela de cadastro, você verá todos os produtos cadastrados em ordem alfabética. Os produtos listados em azul não têm quantidade em estoque.

Exportação de produtos

Para exportar todos os produtos, clique na opção “Exportar”. Ao clicar nessa opção, você irá exportar os produtos para um arquivo CSV. O arquivo CSV é um arquivo universal do tipo texto usado para troca de informações entre aplicativos.

Informações adicionais

O arquivo CSV contém as seguintes informações sobre cada produto:

• Código de barras
• Nome do produto
• Descrição do produto
• Preço de venda
• Quantidade em estoque
• Data de criação
• Preço de custo

Localização de produtos

Para localizar um produto, você pode usar um dos seguintes métodos:

• Leitura de código de barras: Use um leitor de código de barras para ler o código de barras do produto.
• Digitação de código de barras: Digite o código de barras do produto no campo de pesquisa.
• Pesquisa por nome: Digite uma parte do nome do produto no campo de pesquisa. O sistema irá exibir uma lista de produtos que correspondem à sua pesquisa.

Observações:

O sistema irá exibir os resultados da pesquisa conforme você digita.

Exemplo:

Para localizar um produto chamado “Caneta”, você pode digitar “Caneta” no campo de pesquisa. O sistema irá exibir uma lista de produtos que correspondem à sua pesquisa, incluindo “Caneta Bic”, “Caneta Esferográfica”, etc.

Clonagem de produtos

Para cadastrar um novo produto usando a opção “Clonar”, siga estas etapas:

1. Acesse o menu “Cadastro” e selecione a opção “Produtos”.
2. Selecione um produto que seja similar ao produto que você deseja cadastrar.
3. Clique no botão “Clonar”.
4. O sistema abrirá uma tela de inclusão de produto com os dados do produto selecionado.
5. Altere as informações necessárias e clique em “Salvar”.

Observações:

• O produto clonado terá um código EAN13 diferente do produto original.
• Você pode alterar qualquer informação do produto clonado, incluindo o nome, descrição, preço, grade, etc.

Exemplo:

Se você deseja cadastrar um novo produto chamado “Caneta Bic Cristal”, você pode clonar um produto chamado “Caneta Esferográfica”. O sistema irá abrir uma tela de inclusão de produto com as informações da “Caneta Esferográfica”, incluindo o código de barras, a grade, o preço e a descrição. Você pode alterar o nome do produto para “Caneta Bic Cristal” e salvar as alterações.

Para incluir um novo produto, siga estas etapas:

Na tela de inclusão, você deve selecionar as seguintes informações:

• Grupo: O grupo ao qual o produto pertence.
• Marca: A marca do produto.
• Cor: A cor do produto.
• Fornecedor: O fornecedor do produto.
• Grade: A grade do produto.

Você também pode optar por usar o código de barras do fabricante. Nesse caso, o sistema não irá gerar um código EAN13 para o produto.

Para usar o código de barras do fabricante, clique em “Usar cód. de barras do fabricante” e siga as instruções na tela.

Observações:

• Se você usar o código de barras do fabricante, não será possível usar grades de numeração no sistema.
• Você pode importar o arquivo XML da nota de compra que você recebeu do fornecedor. Nesse caso, você precisa fazer o cadastro manual dos produtos.

Informações adicionais sobre produtos

Além das informações já mencionadas, você também pode incluir a foto do produto e digitar as quantidades para produtos com numeração.

Foto do produto

Para incluir a foto do produto, clique no botão “Incluir foto”. O sistema irá abrir uma tela onde você deverá localizar a foto no seu computador. O tamanho da foto deve ser de no mínimo 500×350 pixels e o formato pode ser bmp ou jpg. A foto do produto será mostrada na tela de vendas.

Quantidades para produtos com numeração

A opção “entrar com quantidades” permite que você digite as quantidades para produtos com numeração. Para isso, marque a opção “entrar com quantidades” e digite as quantidades desejadas nas colunas “quantidade”.

• O tamanho da foto deve ser de no mínimo 500×350 pixels para garantir a qualidade da imagem na tela de vendas.
• O formato da foto deve ser bmp ou jpg para que o sistema possa lê-la.

Entrada de quantidades para produtos com numeração

Para entrar com as quantidades para produtos com numeração, siga estas etapas:

1. Marque a opção “entrar com quantidades”.
2. Digite as quantidades desejadas nas colunas “quantidade”.
3. Clique em “OK”.
4. Após preencher os outros campos do produto, clique em “Incluir”.

• As quantidades devem ser digitadas de forma numérica.
• O sistema irá gerar um código EAN13 para cada produto, com base nas quantidades inseridas.

Observações sobre a entrada de quantidades para produtos com numeração

• A opção “entrar com quantidades” só fica habilitada caso o produto tenha numerações (grade).
• Quando o produto não tem numerações, você pode digitar a quantidade em estoque do produto em “quantidade”.

Opções para entrada de quantidades em estoque

O sistema dispõe de algumas opções para dar entrada com as quantidades em estoque:

• Entrada manual: Você pode digitar as quantidades desejadas para cada produto (estoque, entrada e saída avulsa e entrada e saída em lote). 
• Importação de arquivo: Você pode importar um arquivo XML da nota de compra.
• Cadastrar a nota de compra manualmente: Você cadastrar uma nota de compra de forma manual, acessando “Estoque/Compras/Cadastro de compras” e o sistema irá somar as quantidades ao estoque automaticamente.

Observações:

• As quantidades importadas ou recebidas devem ser superiores a zero.
• O sistema irá somar recebidas as quantidades em estoque para todos os produtos relacionados à nota.

Essas 3 opções: “Estoque”, “Entrada/Saída avulsa” e “Entrada/Saída em lote” são opções que te permitem ajustar o seu estoque.