Como usar o contas a pagar

As contas a pagar são despesas que a empresa ainda não pagou. Elas são importantes para o controle financeiro de uma empresa, pois ajudam a garantir que as despesas sejam pagas dentro do prazo e que a empresa não acumule dívidas.

O módulo contas a pagar de um sistema ERP é uma ferramenta essencial para o controle financeiro de uma empresa. Ele permite que você registre todas as despesas da empresa, incluindo despesas administrativas, vendas e marketing, impostos, fornecedores e juros de empréstimo.

É importante lançar todas as despesas do seu negócio no contas a pagar, incluindo o salário dos sócios. Isso garantirá que o relatório DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) seja preciso e que você possa tomar decisões financeiras mais acertadas.

As contas a pagar são despesas que a empresa ainda não pagou. Elas são importantes para o controle financeiro de uma empresa, pois ajudam a garantir que as despesas sejam pagas dentro do prazo e que a empresa não acumule dívidas.

O módulo contas a pagar do sistema é uma ferramenta essencial para o controle financeiro de uma empresa. Ele permite que você registre todas as despesas da empresa, incluindo despesas administrativas, vendas e marketing, impostos, fornecedores e juros de empréstimo.

É importante lançar todas as despesas do seu negócio no contas a pagar, incluindo o salário dos sócios. Isso garantirá que o relatório DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) seja preciso e que você possa tomar decisões financeiras mais acertadas.

Aqui estão alguns exemplos de despesas que devem ser registradas no contas a pagar:

• Compras de mercadorias ou serviços para revenda ou consumo interno
• Despesas administrativas, como aluguel, salários, contas de água, luz e telefone
• Despesas de vendas e marketing, como propaganda, marketing e promoção
• Impostos, como ICMS, ISS e IPI
• Pagamentos a fornecedores
• Juros de empréstimos

Ao lançar todas as despesas no contas a pagar, você poderá:

• Identificar despesas desnecessárias
• Planejar o orçamento da empresa
• Evitar atrasos nos pagamentos
• Melhorar a saúde financeira da empresa

Como incluir uma nova conta a pagar

Para incluir uma nova conta a pagar, siga estas etapas:

1. Acesse o menu Financeiro > Contas a pagar e selecione a opção Novo.
2. Na tela de inclusão de conta, informe os seguintes dados:
   • Data do vencimento: A data do vencimento da conta.
   • Fornecedor: Selecione o  fornecedor  da conta.
   • Valor: O valor da despesa.
   • Histórico: A descrição da despesa.
   • Tipo de despesa: O tipo de despesa da conta.
   • Número do documento: O número do documento da conta. Se não houver, você pode criar um contendo letras e números: por exemplo, ALU202310
   • Débito automático (opcional): Marca despesa para debitada na conta corrente previamente cadastrada. O sistema fará a baixa da conta na data do vencimento e fará um lançamento na conta corrente do controle bancário.
   • Pagar conta: Essa opção deve ser marcada caso você já tenha pago uma conta e queira lançá-la no contas a pagar. Ao clicar nessa opção, você deverá informar a data do pagamento, o valor pago e se foi pago através do banco, você deve clicar Retirada banco e  selecionar qual a conta corrente. Se você marcar apenas pago em dinheiro, o sistema irá retirar o valor do caixa. Lembrando que para baixar um conta com pagamento em dinheiro do caixa, o caixa deve ter saldo suficiente.
3. Clique no botão Confirmar para incluir a conta a pagar.

Como incluir pagamentos em lote

Para incluir pagamentos em lote, siga estas etapas:

1. Acesse Financeiro/Contas a pagar e clique em Novo
2. Na tela de inclusão selecione o fornecedor, a data de vencimento inicial, o número do documento, o valor e o tipo de despesa. No número do documento e histórico, não digite números, digite apenas o tipo de conta, por exemplo, “Internet”.  Clique na opção Pagamentos em lote.
3. Na tela de pagamentos em lote, no campo Data final, digite a data do último pagamento a ser feito
4. Clique no botão Gerar.
5. O sistema irá gerar uma lista de todos os lançamentos que atendem aos critérios informados.
6. Revise a lista.
7. Clique no botão Confirmar para incluir os pagamentos em lote.

Como localizar uma conta a pagar

Para localizar uma conta a pagar, siga estas etapas:

1. Na tela de contas a pagar, selecione o fornecedor da conta que deseja localizar. Se você deseja localizar contas de todos os fornecedores, selecione a opção “Todos”.
2. Informe o período (faixa de datas) da conta. Você pode informar a data inicial e final do período ou apenas uma das datas.
3. Selecione se você deseja localizar por data de vencimento ou data de pagamento.
4. Clique no botão Filtrar.

Observação: A faixa de datas irá localizar de acordo com a data de vencimento ou data de pagamento, conforme selecionado.

Como alterar uma conta a pagar

Para alterar uma conta a pagar, siga estas etapas:

1. Acesse o menu Financeiro e selecione a opção Contas a pagar.
2. Na listagem de contas a pagar, localize a conta que deseja alterar.
3. Clique no botão Alterar.
4. Na tela de alterações, altere as informações desejadas.
5. Clique no botão Confirmar.

Observação: Contas baixadas não podem ser alteradas ou excluídas por questões de segurança.

Como excluir uma conta a pagar

Para excluir uma conta a pagar, siga estas etapas:

1. Na tela de contas a pagar, localize a conta que deseja excluir.
2. Clique no botão Excluir.
3. O sistema irá apresentar uma mensagem de confirmação.
4. Clique em Sim para excluir a conta.

Observação: Contas baixadas não podem ser excluídas.

Como baixar uma conta a pagar

Para baixar uma conta a pagar, siga estas etapas:

1. Na tela de contas a pagar, localize a conta que deseja baixar.

2. Clique no botão Baixar.

3. Na tela de baixa da conta, informe os seguintes dados:

• • Data do pagamento: A data em que o pagamento foi feito.
  • Valor pago: O valor que foi pago.
  • Forma de pagamento: A forma como o pagamento foi feito.
    • Pagamento em dinheiro: Se o pagamento foi feito em dinheiro, marque esta opção e selecione a conta corrente do pagamento.
    • Pagamento via banco: Se o pagamento foi feito via banco, marque esta opção.

4. Clique no botão Confirmar para baixar a conta.

Observações:

• Para baixar uma conta utilizando a conta corrente, a conta corrente deve estar previamente cadastrada. Você pode cadastrar uma conta corrente acessando o menu Cadastros e selecionando a opção Bancos.
• Se você baixar uma conta utilizando o caixa, o sistema irá debitar o valor do pagamento do saldo do caixa. É necessário que o caixa tenha saldo suficiente para realizar a baixa.